公共邮箱管理与使用

应用场景示例

某企业的 IT 支持部门需要一个对外统一的邮箱 support@example.com 来接收员工的报修请求。该部门有 5 位工程师。

解决方案：

1. 管理员创建一个公共邮箱 support@example.com。

2. 管理员将 5 位工程师的个人邮箱账号添加为该公共邮箱的成员，并授予读取和管理权限和代理发送权限。

3. 结果：5 位工程师无需知道公共邮箱密码，登录自己的邮箱后，即可一键切换到 support 邮箱查看工单、回复邮件。

核心价值

• 无需共享密码：成员使用自己的账号登录，通过授权即可访问公共邮箱，消除了共享密码带来的安全隐患。

• 灵活切换：支持在个人邮箱与公共邮箱之间一键切换，提升处理效率。

• 权限分级：支持代理发送、代表发送、仅读写等多种细粒度权限控制。

第一步：创建公共邮箱

1. 使用管理员账号登录阿里邮箱域管理平台。

2. 在左侧导航栏中，选择组织与用户 > 公共邮箱。

3. 点击页面右上角的新建公共邮箱按钮。

   

4. 在弹出的对话框中，填写以下信息并点击确定：

• 姓名：公共邮箱的显示名称（如：技术支持部）。

• 邮箱前缀：邮箱地址的唯一标识（如：support）。

• 密码：设置初始密码（成员访问通常不需要此密码，但建议妥善保存）。

创建成功后，该邮箱将显示在公共邮箱列表中。

第二步：委托权限与成员添加

创建完成后，必须将邮箱“委托”给具体的员工账号，员工才能使用。

1. 在公共邮箱列表中，找到刚创建的邮箱，点击右侧的编辑按钮，然后选择委托。在委托界面，点击添加。

   

2. 在组织架构树中选择需要授权的目标成员（员工），点击确认。

3. 配置权限（关键步骤）：

   勾选成员右侧的权限图标，设置完成后点击保存图标。

   

   不同权限的区别如下：

   权限类型	权限说明	典型场景
   代理发送	允许代理人直接以此邮箱所有者的身份发送邮件和日程。 此权限仅支持发信，如需查看和管理历史邮件，请同时选择读取和管理权限。	客服、运维等需要完全管理邮件的团队。
   代表发送	仅代发信。成员无法进入公共邮箱界面查看邮件。但在写信时，发件人可选择“（代发）xxx@xx.com”。 邮件发件人会显示“xx代表xx”	秘书代表经理发信，但不需要查看经理的私人信件。
   读取和管理权限	仅读写,禁发信。允许成员打开邮箱查看和整理邮件。如需发信，请同时选择代理发送或代表发送权限。	审计、归档管理。

场景一：查看公共邮箱邮件

适用对象：拥有读取和管理权限的成员。

场景二：代理发送邮件

适用对象：拥有代理发送权限的成员。

1. 在个人邮箱界面，点击写邮件。

2. 点击页面左下角发件人栏的下拉菜单。选择公共邮箱地址（如 support@example.com）。

   

邮件发出后，收件人看到的发件人直接显示为公共邮箱地址，无代表字样。

场景三：代表发送邮件

适用对象：拥有代表发送权限的成员。

1. 在个人邮箱界面，点击写邮件。

2. 点击页面左下角发件人栏的下拉菜单。选择“（代发）support@example.com”。

   

邮件发出后，收件人看到的来源将显示为“A代表B”。